Häufig gestellte Fragen (Frequently Asked Questions - FAQ) zur Publikationsdatenbank

Mein Name hat sich in den vergangenen Jahren geändert. Wie kann die Datenbank so etwas handhaben?

Ich habe meine Zugehörigkeit zu einer Organisationseinheit (Competence Unit) geändert. Wie (und wo) soll ich meine Publikationen eintragen?

Ich habe mit Kollegen vom Nachbar-Geschäftsfeld gemeinsame Publikationen gemacht. Wie sollen wir die eintragen?

Ich habe mit einem Kollegen von einem anderen Department gemeinsam eine Publikation verfasst. Wie kann ich seine Zugehörigkeit angeben?

Meine neuesten Einträge in die Datenbank verschwinden in der Menge bereits vorhandener Einträge. Wie kann ich sie leichter finden?

Gelegentlich möchte ich während einer Eintragung in die Datenbank irgendetwas in der Datenbank nachschauen. Dazu müsste ich aber die Seite "Publikationseintrag editieren" verlassen, was ich nicht möchte. Was kann ich tun?

Was bedeuten "SCI", "SSCI" und "A&HCI", und wie kann ich herausfinden, ob eine Publikation eine "SCI-Publikation" ist?

In manchen Ausgabelisten der Publikationsdatenbank gibt es Zeilen mit einer "Datensatz-ID". Was kann ich damit anfangen?

Ich brauche für eine Bewerbung eine Publikationsliste mit einer speziellen Struktur. Kann ich die aus der Publikationsdatenbank erhalten?

Wie kann ich Anfragen, Bitten und Beschwerden zur Publikationsdatenbank äußern?




Q: Mein Name hat sich in den vergangenen Jahren geändert. Wie kann die Datenbank so etwas handhaben?
A: Die optimale Vorgangsweise, eine Namensänderung zu handhaben, ist wie folgt:
Sie legen für den neuen Namen einen zweiten Namenseintrag an und tragen alle Publikationen, die noch unter Ihrem alten Namen erschienen sind, unter dem alten Namenseintrag ein, und die neueren unter dem neuen Namenseintrag. Damit Sie eine Gesamt-Publikationsliste erhalten können, müssen Sie die beiden Namenseinträge einer (neuen) Alias-Gruppe zuordnen (mit der Funktion "Zuordnung zu einer Alias-Gruppe" unter "Namen und Benutzerrechte editieren - Auswahl von Namen"). Sie müssen dazu auf der Seite "Namen und Benutzerrechte editieren - Auswahl von Namen" einen Ihrer beiden Namenseinträge auswählen, "Zuordnung zu Alias-Gruppe" aufrufen und eine neue Alias-Gruppe erstellen. Für den Namen dieser Gruppe, der auch in Publikationslisten aufscheint, die unter Verwendung aller Aliase für Sie erstellt werden, ist der ausgewählte Name voreingestellt; Sie können diese Daten bei Bedarf auch modifizieren (z.B. durch Eingabe Ihrer beiden Namen als Doppel-Name). Sollte es eine zweite gleichnamige Alias-Gruppe geben, können Sie durch Eingabe eines beliebigen Textes im optionalen Feld "Bemerkungen" Ihre Gruppe von der bestehenden unterscheiden. Der Text im Feld "Bemerkungen" scheint nirgendwo außerhalb der Funktion "Namen und Benutzerrechte editieren" auf. Ordnen Sie anschließend den zweiten Namenseintrag der gleichen Alias-Gruppe zu. Sie können dann im Administrationsprogramm, in der Funktion "Publikationen des Centers" oder in der Funktion "Publikations- und Exportlisten des Centers" eine Gesamt-Publikationsliste durch Auswahl eines Ihrer beiden Namenseinträge und Aktivieren der Checkbox "Publikationseinträge für sämtliche Aliase dieser Person anzeigen" erhalten; für die Ausgabe einer dynamisch erstellten Publikationsliste, z.B. auf Ihrer persönlichen Homepage, steht die gleichnamige Funktion auch auf der Seite "Erstellen von Publikationslisten-, Export- und Abfrage-Webadressen" (Link "URL-Generator" in der linken Menü-Leiste) zur Verfügung.
[zum Anfang]
 
Q: Ich habe meine Zugehörigkeit zu einer Organisationseinheit (Competence Unit) geändert. Wie (und wo) soll ich meine Publikationen eintragen?
A: Fairerweise: Die Publikationen, die in der Organisationseinheit A entstanden sind, unter Organisationseinheit A, und die unter Organisationseinheit B entstandenen unter Organisationseinheit B. Wann und wo die Eintragungen erfolgen, ist gleichgültig. Sie benötigen für jede Organisationseinheit, der Sie angehört (und an der sie publiziert) haben, einen separaten Namenseintrag. Damit Sie eine Gesamt-Publikationsliste erhalten können, müssen Sie alle Ihre Namenseinträge einer Alias-Gruppe zuordnen (mit der Funktion "Zuordnung zu einer Alias-Gruppe" unter "Namen und Benutzerrechte editieren - Auswahl von Namen"). Sie müssen dazu auf der Seite "Namen und Benutzerrechte editieren - Auswahl von Namen" einen Ihrer Namenseinträge auswählen, "Zuordnung zu Alias-Gruppe" aufrufen und eine neue Alias-Gruppe erstellen. Für den Namen dieser Gruppe, der auch in Publikationslisten aufscheint, die unter Verwendung aller Aliase für Sie erstellt werden, ist der ausgewählte Name voreingestellt; Sie können diese Daten gegebenenfalls modifizieren. Sollte es eine zweite gleichnamige Alias-Gruppe geben, können Sie durch Eingabe eines beliebigen Textes im optionalen Feld "Bemerkungen" Ihre Gruppe von der bestehenden unterscheiden. Der Text im Feld "Bemerkungen" scheint nirgendwo außerhalb der Funktion "Namen und Benutzerrechte editieren" auf. Ordnen Sie anschließend alle Ihre weiteren Namenseinträge der gleichen Alias-Gruppe zu. Sie können dann im Administrationsprogramm, in der Funktion "Publikationen des Centers" oder in der Funktion "Publikations- und Exportlisten des Centers" eine Gesamt-Publikationsliste durch Auswahl eines beliebigen Ihrer Namenseinträge und Aktivieren der Checkbox "Publikationseinträge für sämtliche Aliase dieser Person anzeigen" erhalten; für die Ausgabe einer dynamisch erstellten Publikationsliste, z.B. auf Ihrer persönlichen Homepage, steht die gleichnamige Funktion auch auf der Seite "Erstellen von Publikationslisten-, Export- und Abfrage-Webadressen" (Link "URL-Generator" in der linken Menü-Leiste) zur Verfügung.
[zum Anfang]
 
Q: Ich habe mit Kollegen vom Nachbar-Geschäftsfeld gemeinsame Publikationen gemacht. Wie sollen wir die eintragen?
A: Jedenfalls nur einmal (sinnvoller Weise bei der Competence Unit jenes Autors, der auch für den Verlag als Ansprechperson gilt), unter jeweils korrekter Zuordnung der Autoren. Auf die Ergebnisse der Evaluierungsfunktionen hat es überhaupt keinen Einfluss, ob der Eintrag in der Datenbank von Competence Unit (oder Center) A oder von Competence Unit (oder Center) B stammt; die Publikation zählt auf jeden Fall für beide Competence Units (oder Center) gleichermaßen.
[zum Anfang]
 
Q: Ich habe mit einem Kollegen von einem anderen Department gemeinsam eine Publikation verfasst. Wie kann ich seine Zugehörigkeit angeben?
A: Unabhängig von ihrer Zugehörigkeit zu einem Center stehen die Namen von Angehörigen des AIT Austrian Institute of Technology in den Auswahllisten für Autor/innen usw. immer zur Auswahl zu Verfügung bzw. können für solche Personen, falls für sie noch kein Eintrag in der Publikationsdatenbank besteht, neue Namenseinträge (unter Angabe der korrekten Zuordnung der Person) erstellt werden. Nur Personen, die tatsächlich keine Angehörigen des AIT Austrian Institute of Technology sind, sind als "Externe (keine Angehörigen des AIT)" einzutragen.
[zum Anfang]
 
Q: Meine neuesten Einträge in die Datenbank verschwinden in der Menge bereits vorhandener Einträge. Wie kann ich sie leichter finden?
A: Dazu gibt es zwei Möglichkeiten, die Sie auch gemeinsam einsetzen können: Erstens können Sie die Ausgabe auf jene Publikationen beschränken, die Sie selbst eingetragen haben oder an denen Sie irgendwie beteiligt waren, indem Sie im Hauptmenü des Administrationsprogramms unter "Ausgewählte Publikationen" sich selbst als "Person" (oder je nach Ihren Editierrechten als "Competence Unit") und "als Eigentümer/in(nen) oder im Publikationseintrag genannte Person(en)" einstellen. Zweitens können Sie unter "sortiert nach:" die Option "Alter" wählen. In diesem Fall werden die zuletzt eingetragenen Veröffentlichungen am Anfang der Liste ausgegeben. Bei Wahl des "vereinfachten Modus" des Administrationsprogramms ("Publikationen im vereinfachten Modus des Administrationsprogramms eintragen") werden diese optimalen Einstellungen automatisch ausgewählt.
Beachten Sie aber bitte, dass Ihre Einstellungen zwar in der Datenbank registriert werden, dass aber das Hauptmenü des Administrationsprogramms bei einem neuen Login (sowie beim Neu-Laden) zunächst auf seine Grundeinstellungen zurückgestellt wird (um zu verhindern, dass Sie womöglich nach Einträgen suchen, die Sie ausgeblendet haben, sich dessen aber nicht bewusst sind). Sie können aber die zuletzt beim Aufruf einer der Funktionen des Administrationsprogramms gültigen Einstellungen mit dem Link "Letzte Einstellungen" zurückholen, bevor Sie das erste Mal eine Funktion aufrufen. Das gilt sinngemäß auch für die Einstellungen in den "Erweiterten Publikationsauswahl-Optionen", die auf die Grundeinstellungen zurückgesetzt sind, wenn Sie sie aktivieren; auch hier können Sie mit "Letzte Einstellungen" die letztgültigen Einschränkungen abrufen.
[zum Anfang]
 
Q: Gelegentlich möchte ich während einer Eintragung in die Datenbank irgendetwas in der Datenbank nachschauen. Dazu müsste ich aber die Seite "Publikationseintrag editieren" verlassen, was ich nicht möchte. Was kann ich tun?
A: Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
  • Die Funktion "Publikationen des Centers", die (unter anderem) über den linken Menü-Frame (Link "Publikationslisten") erreicht werden kann. Sie können mit diesem Link beliebig viele Fenster dieser Funktion öffnen und unabhängig von Ihrer Login-Session Daten nachschauen. Beachten Sie bitte, dass in bestimmten Implementierungen nicht zertifizierte sowie als "vertraulich" oder "in Bearbeitung" markierte Publikationseinträge von der Funktion "Publikationen des Centers" nicht angezeigt werden!
  • Ein zweites Fenster ins Administrationsprogramm, das Sie über den Link "zweites Fenster" im linken Menü-Frame öffnen können. In diesem zweiten Fenster haben Sie zwar keine Editierberechtigung, Sie können aber alle Einträge in der Datenbank unabhängig von Ihrem ersten Fenster einsehen. (Die Einstellungen des zweiten Fensters bleiben ebenso zwischen den Aufrufen erhalten wie die des "normalen" Administrationsprogramms; sie sind aber von diesem völlig unabhängig.)
[zum Anfang]
 
Q: Was bedeuten "SCI", "SSCI" und "A&HCI", und wie kann ich herausfinden, ob eine Publikation eine "SCI-Publikation" ist?
A: Die drei Abkürzungen stehen für "Science Citation Index" (z.B. für technisch-naturwissenschaftliche, aber auch medizinische wissenschaftliche Zeitschriften), "Social Sciences Citation Index" (z.B. für sozial- und wirtschaftswissenschaftliche Zeitschriften) und "Arts & Humanities Citation Index" (z.B. für künstlerische und philosophische Zeitschriften). Der weitaus umfangreichste der drei Indexe ist der Science Citation Index. In diesen Indexen, die von der Organisation Clarivate Analytics (vormals Thomson Reuters, http://mjl.clarivate.com/) gewartet werden, werden hochwertige Zeitschriften des jeweiligen Fachgebiets aufgelistet; zudem wird von jedem in diesen Zeitschriften erschienenen Artikel ermittelt, wie oft dieser in anderen Artikeln zitiert wird (der "Impact Factor" der Zeitschrift). Grundsätzlich sind in den drei Indexen nur Zeitschriften enthalten; da aber des Öfteren Konferenz-Proceedings in Form einer Sondernummer einer Zeitschrift erscheinen, kann es neben Zeitschriftenartikeln auch Proceedings-Beiträge geben, die in einem SCI-Medium erschienen sind, was aber in diesem Fall eine unterschiedliche Behandlung in der Publikationsdatenbank erforderlich macht.
Die laufend aktualisierten Listen der SCI-, SSCI- und A&HCI-Zeitschriften sind über Webseiten von Clarivate Analytics abrufbar: Am komfortabelsten ist jedoch die Seite "Suche in den lokalen Kopien der SCI-, SSCI- und A&HCI-Zeitschriftenlisten von Clarivate Analytics" der Publikationsdatenbank, die regelmäßig aus den Datenbeständen von Clarivate Analytics aktualisiert wird, und auf der Sie alle drei Indexe gleichzeitig mit zudem weitaus größerer Treffsicherheit durchsuchen können. Diese Seite steht auch über Links in den Editierseiten für Publikations- und Publikationsmedieneinträge dann zur Verfügung, wenn sie erforderlich sein könnte.
Grundsätzlich sollte beim Eintrag eines neuen Zeitschriften-Publikationsmediums die entsprechende Medientype gewählt werden ("SCI/SSCI/AHCI-Zeitschrift (mit Begutachtung)" für Zeitschriften, die in einem der Indexe aufgelistet sind; eine passende andere für alle anderen Zeitschriften). Die Prüfung des SCI-Status erfolgt jedenfalls automatisch; dazu ist es wesentlich, dass für alle Zeitschriften die ISSN ("International Standard Serial Number"; eine achtstellige Zahl in der Form "1234-5678") eingetragen wird.
Der SCI- (SSCI-, A&HCI-) Status von Zeitschriften kann sich im Lauf der Zeit ändern. Zeitschriften können neu in einen der Indexe aufgenommen werden oder aus diesen wieder entfernt werden. Zudem kann es sein, dass Zeitschriften ihren Titel und/oder ihre ISSN ändern und daher auch nicht mehr unter ihrem alten Titel bzw. ihrer alten ISSN in den Zeitschriftenlisten auffindbar sind. Damit kann der Fall eintreten, dass eine Zeitschrift, die als "SCI/SSCI/AHCI-Zeitschrift" klassifiziert wurde, dies plötzlich nicht mehr ist, oder umgekehrt eine zuvor nicht in einem der Indexe gelistete Zeitschrift plötzlich zu einer SCI-, SSCI- oder A&HCI-Zeitschrift wird. Die Publikationsdatenbank behandelt solche Änderungen grundsätzlich in der Form, dass bestehende Publikationseinträge ihren Status unverändert beibehalten; für neue Einträge gilt hingegen der neue Status. Um Änderungen des SCI- (SSCI-, A&HCI-) Status nachvollziehen zu können, stellt die Publikationsdatenbank ein Archiv der SCI-, SSCI- und A&HCI-Zeitschriftenlisten zur Verfügung, das ebenfalls aus den Editierseiten für Publikations- und Publikationsmedieneinträge heraus ähnlich wie die aktuellen Zeitschriftenlisten durchsucht werden kann.
[zum Anfang]
 
Q: In manchen Ausgabelisten der Publikationsdatenbank gibt es Zeilen mit einer "Datensatz-ID". Was kann ich damit anfangen?
A: Die "Datensatz-ID" erlaubt Ihnen einen direkten Aufruf des Publikations-Editierformulars für den betreffenden Datensatz. Sie brauchen dazu also nicht nach dem Titel oder den Autoren zu suchen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
  • Markieren Sie die gesamte Zeile mit der Datensatz-ID (also einschließlich "Datensatz-ID:"), also z.B.:

    Datensatz-ID: pubdb.ait.ac.at/|123456:

    und kopieren Sie sie (mit "Strg-C") in die Zwischenablage.
  • Fügen Sie sie aus der Zwischenablage ins Feld "Suchen nach" im Hauptmenü des Administrationsprogramms ein (mit "Strg-V") und klicken Sie auf einen der Funktionsaufrufs-Links, z.B. "Publikationen eintragen und editieren". (Es ist gleichgültig, auf welchen der neun Funktionsaufrufs-Links Sie klicken.)
  • Sie gelangen unmittelbar ins Publikations-Editierformular für den betreffenden Eintrag, wo Sie beliebige Änderungen vornehmen und auch z.B. Dateien hochladen können.
  • Beim Verlassen des Editierformulars (mit "Speichern" oder "Abbrechen") oder einer aus diesem aufgerufenen Seite gelangen Sie wieder ins Hauptmenü, wo Sie die obige Prozedur bei Bedarf mit weiteren Publikationseinträgen wiederholen können.
  • Einstellungen im Hauptmenü werden dabei weder beeinflusst, noch haben sie einen Einfluss auf den Direkt-Aufruf der Publikationseinträge.
Eine ähnliche Funktion haben die Links in gewissen aus der Publikationsdatenbank versandten Mails, z.B. Memo-Mails. Mit diesen gelangen Sie nach einem Login direkt in das Editierformular mit dem betroffenen Publikationseintrag; beim Verlassen des Publikationseintrags kehren Sie direkt ins Hauptmenü zurück (von wo aus sie mit der oben beschriebenen Prozedur weitere Publikationseinträge unter Verwendung ihrer Datensatz-ID bearbeiten können).
[zum Anfang]
 
Q: Ich brauche für eine Bewerbung eine Publikationsliste mit einer speziellen Struktur. Kann ich die aus der Publikationsdatenbank erhalten?
A: Grundsätzlich ja. Die Publikationsdatenbank unterstützt spezielle Publikationslisten-Abfragen, die es erlauben, Publikationstypen beliebig zu gruppieren oder auch Publikationen mit einer Type (z.B. Zeitschriftenartikel) in mehrere Kategorien (z.B. begutachtete und nicht begutachtete Zeitschriftenartikel) aufzusplitten. Allerdings: Da sich wahrscheinlich jede Benutzerin und jeder Benutzer eine andere Struktur wünschen wird, ist es kaum praktikabel, Strukturen für komplette Publikationslisten zu definieren. Wir bieten jedoch eine Reihe von "Bausteinen" mit unterschiedlichen Strukturen an, aus denen man mit geringem Aufwand eine umfassende Publikationsliste "zusammenbauen" kann. Dazu können Sie wie folgt vorgehen:
  1. Für die erforderliche Funktionalität müssen Sie entweder ins Administrationsprogramm einsteigen, oder Sie können die Funktion "Publikations- und Exportlisten des Centers" verwenden.
  2. Wählen Sie im Hauptmenü des Administrationsprogramms bzw. auf der Seite "Publikations- und Exportlisten des Centers" die Organisationseinheit oder Person sowie den Zeitraum, für die bzw. den die Publikationsliste erstellt werden soll. Nehmen Sie keine Einschränkungen auf Publikationsarten oder -typen vor. Wählen Sie die Ihnen am günstigsten erscheinende Sortier-Reihenfolge.
  3. Wenn Sie im Administrationsprogramm arbeiten, rufen Sie die Funktion "Publikations- und Exportlisten erstellen" auf.
  4. Stellen Sie in der Klappliste "Publikationslisten-Struktur" die Option "nach Publikationstypen" oder "nach Publikationsarten" ein, oder wählen Sie eine der vordefinierten Publikationslisten-Abfragen, je nachdem, welche der Strukturen bzw. Abfragen am ehesten Ihren Ansprüchen entspricht. (Informationen zur gewählten Publikationslisten-Struktur werden automatisch nach Wahl einer Struktur oder nach dem Anklicken des Links "Info" angezeigt.)
  5. Aktivieren Sie im Administrationsprogramm die Checkbox "HTML-Publikationslisten nummerieren", wenn Sie nummerierte Listen erstellen wollen. Die übrigen Checkboxen werden in der Regel nicht aktiviert zu sein brauchen. Auf der Seite "Publikations- und Exportlisten des Centers" ist die Ausgabe nummerierter sowie "erweiterter" Publikationslisten standardmäßig aktiviert; beide Features können aber duch Setzen je einer Checkbox abgeschaltet werden.
  6. Erstellen sie durch Betätigen der Schaltfläche "Publikationslisten-Bildschirmausgabe" bzw. "Publikationsliste erstellen" eine Gesamt-Publikationsliste mit der von Ihnen gewählten Struktur.
  7. Die einfachste Methode, die Daten aus einer Publikationsliste in ein Textverarbeitungs-Programm zu übertragen, ist Copy and Paste. Markieren Sie die gesamte Liste oder zumindest die Teile davon, die Sie aus dieser Liste übernehmen wollen, kopieren Sie sie in die Zwischenablage und fügen Sie sie in Ihr Text-Dokument ein. (Zumindest mit allen einigermaßen aktuellen Versionen von Microsoft Word und gängigen Browsern funktioniert diese Technik problemlos.)
  8. Um für Teile Ihrer Publikationsliste eine andere Struktur (z.B. Trennung zwischen Artikeln in begutachteten und nicht begutachteten Zeitschriften) zu erhalten, können Sie bei Bedarf aus der Klappliste "Publikationslisten-Struktur" eine Abfrage mit der von Ihnen gewünschten Struktur für eine oder mehrere Publikationsarten wählen. Betätigen sie wiederum die Schaltfläche "Publikationslisten-Bildschirmausgabe" bzw "Publikationsliste erstellen"; sie erstellen damit eine Liste, die zwar nur eine oder wenige Publikationstypen oder -arten umfasst, aber die gewünschte Gliederung aufweist. Kopieren Sie diese Liste an geeigneter Stelle in Ihr Text-Dokument.
  9. Sie können diesen Vorgang beliebig oft wiederholen, bis Sie Ihre gesamte Liste in der gewünschten Form erstellt haben.
Sollte aus irgendeinem Grund die Übernahme der Publikationsdaten in ein Text-Dokument mit Copy and Paste nicht funktionieren, können Sie gegebenenfalls auch die Publikationsliste mit "Publikationslisten-Datei erstellen" in einer (HTML- oder Text-) Datei abspeichern und diese weiter bearbeiten.
Wenn Sie sich eine derzeit noch nicht verfügbare Publikationslisten-Struktur wünschen, wenden Sie sich bitte an die Publikationsdatenbank-Administration (siehe unten). Wir werden versuchen, Ihren Wünschen nach Möglichkeit zu entsprechen!
[zum Anfang]
 
Q: Wie kann ich Anfragen, Bitten und Beschwerden zur Publikationsdatenbank äußern?
A: Je nach Ihren Präferenzen stehen Ihnen dazu unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung:
  • telefonisch: Telefonische Anfragen können Sie an , richten.
  • per e-Mail: Für eine Mail-Kommunikation stehen Ihnen mehrere unterschiedliche Mail-Formulare zur Verfügung:
    • In allen Teilen der Publikationsdatenbank ist ein primär für administrative Anfragen vorgesehenes Mail-Formular verfügbar, das Sie - unter anderem - über den Link "Kontakt zur Publikationsdatenbank-Administration" auf der Seite "Informationen zur Publikationsdatenbank" oder über einen Link "Publikationsdatenbank-Administration" auf der Impressum-Seite, die wiederum auf fast allen Seiten der Publikationsdatenbank angezeigt wird, abrufen können. Da dieses Mail-Formular für nicht authentisierte User vorgesehen ist, müssen Sie dort Ihren Namen und Ihre Mail-Adresse eintragen. Sie erhalten eine Bestätigungs-Mail für Ihre Anfrage.
    • Innerhalb des Administrationsprogramms steht Ihnen über den Link "Kontakt" im linken Menü-Frame ein Formular zur Verfügung, das einerseits administrative Anfragen an die Publikationsdatenbank-Adminstration () und andererseits Feedbacks wie Verbesserungsvorschläge, Berichte zu Software-Problemen und Ähnliches an den Software-Entwickler erlaubt. Da Sie sich ja im Administrationsprogramm angemeldet haben, brauchen Sie in diesem Formular Ihre Daten nicht mehr anzugeben.
[zum Anfang]