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Publikationsdatenbank - Hilfe zur Seite "Namenseintrag editieren"

Die Seite "Namenseintrag editieren" wird sowohl bei der Bearbeitung eines bestehenden Namens als auch bei der Neueintragung eines Namens ausgerufen. Auf dieser Seite sind alle Änderungen der Datensätze für Personen (Autor/innen, Herausgeber/innen, usw.) möglich.

Die Schaltfläche [Hilfe] öffnet ein Fenster mit dieser Hilfe.

Je nach Implementierung können Felder, die speziell für Evaluierungszwecke benötigt werden bzw. die Ergebnisse von Evaluierungen maßgeblich beeinflussen können, mit einem Icon "Evaluierungs-relevant" (mit Tooltip "Evaluierungs-relevant") markiert sein.

Folgende Felder sind auszufüllen:
Familienname: Feld für den Familiennamen.

Hinweis: Wenn eines der Namensfelder (Familienname, Vorname lang und Vorname kurz) Inhalte ausschließlich in Groß- oder Kleinbuchstaben enthält, werden diese automatisch in Groß-Klein-Schreibung umgesetzt (erster Buchstabe eines Worts oder Namensteils als Großbuchstabe, Rest in Kleinbuchstaben). Das hält das Erscheinungsbild von Namenseinträgen konsistent. Wenn die Option "Namenseintrag repräsentiert keine physische Person" gesetzt ist, so unterbleibt diese Umsetzung. Wenn die Umsetzung in Groß-Klein-Schreibung stört, kann sie durch Eingabe eines "Hard Spaces" anstelle eines Leerzeichens unterbunden werden. "Hard Spaces" sind von normalen Leerzeichen optisch praktisch nicht unterscheidbar; sie können beispielsweise unter Windows durch Niederhalten der Taste "Alt" und Eingabe von "0160" auf dem Ziffernblock der Tastatur generiert werden.
männlich/weiblich: Geschlecht der einzutragenden Person.
Vorname lang: Feld für den oder die Vornamen in voller Länge. Ist der vollständige Vorname einer Person nicht bekannt, darf hier auch die abgekürzte Version des Vornamens eingetragen werden. (Zur Erleichterung der Identifizierung einer Person sollte aber wenn möglich immer der volle Vorname angegeben werden.)
Vorname kurz: Feld für einen abgekürzten Vornamen (ist optional). Falls in diesem Feld kein Eintrag gemacht wurde, wird das erste Zeichen im Feld "Vorname lang", gefolgt von einem Punkt, automatisch für dieses Feld eingesetzt. Der "Vorname kurz" wird für die Autoren- und Herausgeberlisten der Publikationseinträge verwendet.
Namenseintrag repräsentiert keine physische Person: Der Namenseintrag repräsentiert keine physische Person. Die Felder "Vorname lang" und "Vorname kurz" können frei bleiben; das Feld "Geschlecht" wird in diesem Fall beim Abspeichern des Eintrags auf "männlich" gesetzt, aber nirgends verwendet.
Competence Unit: Auswahlliste der möglichen Competence Units, denen eine Person angehören kann. Die Liste ist wie folgt gegliedert:
  • Externe (keine Angehörigen des AIT). (Für Administratoren besteht im Rahmen ihrer Editierrechte die Möglichkeit, zwischen unterschiedlichen Center-Zuordnungen des Eintrags einer externen Person zu wählen oder diesen Eintrag als "global" zu deklarieren.)
  • Competence Units des aktuellen Centers
  • Competence Units aller übrigen Center
Zugehörigkeit: In diesem Feld kann optional eine kurze Angabe der Zugehörigkeit externer, also nicht der eigenen Organisation zugehöriger, Personen (z.B. Angehörige einer Universität oder eines Unternehmens) gemacht werden (max. 20 Zeichen). Diese Angabe kann zur Unterscheidung ansonsten gleichnamiger externer Personen in Auswahllisten verwendet werden. Dieses Feld steht grundsätzlich auch für Angehörige des AIT zur Verfügung, sollte dort aber nur in Ausnahmefällen verwendet werden.
Zugehörigkeit lang: Dieses Feld sollte nur ausgefüllt werden, wenn auch das Feld "Zugehörigkeit" ausgefüllt wurde, es kann aber auch ohne einen Eintrag in "Zugehörigkeit" verwendet werden und dient dann ebenfalls zur Unterscheidung zwischen externen, also nicht der eigenen Organisation zugehörigen, Personen. Hier kann bei Bedarf eine ausführlichere Beschreibung der Zugehörigkeit einer externen Person eingegeben werden. Dieses Feld steht grundsätzlich auch für Angehörige des AIT zur Verfügung, sollte dort aber nur in Ausnahmefällen verwendet werden.
E-Mail-Adresse: In diesem Feld kann die e-Mail-Adresse der Person eingetragen werden. Für Personeneinträge, die ausschließlich für Autor/innen u.dgl. von Publikationen verwendet werden, ist das Vorhandensein einer Mail-Adresse optional. Für Personen mit Editierrechten in der Publikationsdatenbank ist dieses Feld hingegend verpflichtend. Bei Angehörigen eines Centers wird beim Anlegen eines neuen Eintrags dieses Feld auf eine generische Adresse der Form "<Vorname>.<Familienname>@ait.ac.at" gesetzt, die in den meisten Fällen keine Nachbearbeitung mehr erfordert. In Einzelfällen (bei Mehrfach-Namen oder Sonderzeichen in Namen) ist diese automatisch generierte Adresse aber nicht korrekt, oder es kann überhaupt keine syntaktisch korrekte Mailadresse automatisch erstellt werden.
Die Publikationen von ... aus den Jahren vor ... sind vollständig eingetragen: Bei der Erstellung von Publikationslisten, die Publikationen aus einem Zeitraum enthalten, der vor dem offiziellen Anfangsdatum für Publikations-Eintragungen in die Datenbank liegt, wird ein Hinweis ausgegeben, dass Publikationen mit einem vor diesem Zeitpunkt liegenden Publikationsjahr nicht notwendigerweise vollständig in der Datenbank enthalten sind. Bei Personen, deren gesamtes OEvre, also auch die vor dem Anfangsdatum für Publikations-Eintragungen erschienenen Publikationen, tatsächlich in der Datenbank vorhanden ist, kann diese Checkbox gesetzt werden. In persönlichen Publikationslisten dieser Personen wird dann die Ausgabe des oben erwähnten Hinweises unterdrückt.
Personeneintrag in Auswahllisten für Autor/innen usw. ausblenden: Diese Checkbox steht nur bei der Bearbeitung bestehender Einträge zur Verfügung. Mit ihr kann ein Personeneintrag (ausschließlich) in den Auswahllisten für Autor/innen, Herausgeber/innen usw. im Administrationsprogramm ausgeblendet werden. In den Auswahllisten auf den öffentlich zugänglichen Seiten (z.B. "Publikationen des Centers"), im Hauptmenü und in diversen anderen Auswahllisten für Personeneinträge im Administrationsprogramm scheinen die solchermaßen ausgeblendeten Namen völlig normal auf. Auf der Seite "Namen und Benutzerrechte editieren - Auswahl von Namen", werden in dieser Form ausgeblendete Namen in Klammern angezeigt. Diese Checkbox sollte bei allen Datensätzen gesetzt werden, die zwecks Erhaltung der historischen Informationen beibehalten, aber nicht mehr in neuen Publikationseinträgen verwendet werden sollen, insbesondere, wenn aktuellere Datensätze für die betreffende Person (mit geänderter Zuordnung zu einer Organisationseinheit) existieren. Diese ausgeblendeten alten Namenseinträge sind zwar in allen Auswahllisten frei wählbar, sollten aber nichtsdestoweniger über die Alias-Funktion der Publikationsdatenbank an aktuelle Namenseinträge für die gleiche Person gebunden werden.
Personeneintrag in allen Auswahllisten ausblenden: Diese Checkbox steht nur bei der Bearbeitung bestehender Einträge zur Verfügung und ist nur für Administrator/innen aktiv. Mit ihr kann ein Personeneintrag in Auswahllisten ausgeblendet werden. In den Auswahllisten auf den öffentlich zugänglichen Seiten (z.B. "Publikationen des Centers"), im Hauptmenü und in den Auswahllisten für Autor/innen, Herausgeber/innen usw. im Administrationsprogramm scheinen ausgeblendete Namen überhaupt nicht auf. In anderen Auswahllisten für Personeneinträge im Administrationsprogramm, beispielsweise auf der Seite "Namen und Benutzerrechte editieren - Auswahl von Namen", werden ausgeblendete Namen in Klammern angezeigt. Diese Checkbox sollte bei allen Datensätzen gesetzt werden, die aus verschiedenen Gründen grundsätzlich ausgeblendet werden sollen.
Betroffene Publikationseinträge NICHT aktualisieren: Standardmäßig werden bei Änderungen jener Teile eines Personeneintrags, die Einfluss auf Publikationseinträge haben (also Familien- und Kurz-Vorname) alle Publikationseinträge automatisch aktualisiert, in denen dieser Personeneintrag vorkommt. In Fällen, wo dies nicht erwünscht ist (wenn jemand in der Publikationsdatenbank sowie in neuen Publikationseinträgen - beispielsweise nach einer Verehelichung - mit dem neuen Namen aufscheinen soll bzw. möchte, aber die alten Publikationen korrekterweise weiter mit dem früheren Namen eingetragen bleiben sollen), kann die automatische Aktualisierung der Publikationseinträge durch Setzen dieser Checkbox unterdrückt werden. (Empfehlenswerter ist jedoch die Erstellung eines neuen Namenseintrags und die Verwendung einer Alias-Gruppe (siehe Seite "Zuordnung zu einer Alias-Gruppe".) Über den Link "Betroffene Publikationseinträge" können die Einträge eingesehen werden, in denen der Namenseintrag referenziert wird.

Schaltflächen:

Speichern Speichert die Änderungen bzw. den Neueintrag in der Datenbank.
Werte zurücksetzen Setzt die Werte auf die ursprünglichen in der Datenbank vorhandenen zurück (nur bei Änderungen von schon vorhandenen Einträgen).
Datensatz löschen Löscht den Datensatz aus der Datenbank (nur bei schon vorhandenen Einträgen). Es ist nicht möglich, Einträge zu löschen, die in der Datenbank in Verwendung stehen. Die Schaltfläche ist bei Bearbeitung des eigenen Namenseintrags ausgeblendet.
Abbrechen Beendet den Vorgang ohne zu speichern und kehrt zur Seite "Auswahl von Namen zum Editieren und Erteilen von Zugriffsrechten" zurück.

Im Falle einer Bearbeitung eines bereits existierenden Eintrags werden außerdem noch Informationen über den Eintrag in der Datenbank angezeigt. Es werden Erstellungsdatum und Eigentümer des Eintrags, das Datum der letzten Änderung und die Person, die diese Änderung vornahm, angegeben.